Mitglieder aus einer Excel-Datei importieren

Diese Anleitung erklärt Ihnen Schritt für Schritt wie Sie eine Excel-Liste Ihrer Mitglieder so vorbereiten, dass sie von era Verein verarbeitet und importiert werden kann.

Wichtig: Vergessen Sie nicht eine Sicherungskopie Ihrer bestehenden Excel-Liste vorzunehmen bevor Sie diese Anleitung durcharbeiten!

Beispieldatei

Wir haben für Sie eine Beispieldatei vorbereitet. Diese können Sie als Vorlage oder zur Kontrolle verwenden.

Beispiel.xlsx

Schritt 1: Vorbereitungen für den Import.

Damit der Import Ihre Datei akzeptiert, müssen Sie vorab Beitragssätze, Mitgliedsfunktionen und Abteilungen mit den selben Namen in era Verein angelegt haben, wie sie in Ihrer Import Datei vorkommen.

Beispiel:
Wenn Sie in Ihrer Datei "Mitglieder" den Beitragssatz namens "Familienbeitrag" eingetragen haben, aber kein Beitragssatz namens "Familienbeitrag" in era Verein angelegt ist, zeigt Ihnen der Import das an und verweigert den Import der betroffenen Mitglieder.

Bei dem Mitglied in Zeile 4 der Import-Datei steht ein Beitragssatz, der in era Verein nicht angelegt ist.

Weiterführende Anleitungen

Beitragssätze verwalten
Abteilungen & Mitgliedsfunktionen verwalten

Schritt 2: Spalten der Tabelle anpassen.

Damit era Verein Ihre Mitglieder-Daten korrekt verstehen kann, müssen die Spaltenüberschriften genau passen. Achten Sie bitte auch auf die Groß- und Kleinschreibung der Spaltennamen.

Hinweis:

Die Spaltenüberschriften müssen in der ersten Zeile stehen.

Die Reihenfolge der Spalten spielt keine Rolle.

Zusätzliche Spalten werden beim Import einfach ignoriert und müssen daher nicht entfernt werden.

Das Format von Telefonnummern unterliegt keinen Regeln.

Alle Datumsangaben müssen im Format TT.MM.JJJJ eingetragen sein.

Mitgliedsnummern werden beim Import nicht generiert. Diese müssen schon in der Datei enthalten sein, wenn sie verwendet werden sollen.

Tabellenspalten

Spaltenüberschrift	Beispielwert	Pflichtfeld	Mögliche Werte
Mitgliedsnummer	1	Nein
Vorname	Max	Ja
Nachname	Muster	Ja
Geschlecht	m	Ja	m oder w
Familie	Muster	Nein	Alle Mitglieder mit dem gleichen Familiennamen werden zu einer Familie zusammen gefasst. Existiert bereits eine Familie im System, wird diese erweitert.
Geburtsdatum	15.11.1880	Ja
Eintrittsdatum	01.01.2000	Ja
Status	Aktiv	Ja	Aktiv, Passiv, Freiwillige(r)/Spender, Inaktiv
Beitrag	Familienbeitrag	Ja
Erster Beitrag fällig am	01.01.2017	Ja
Nächster Beitrag fällig am	01.01.2018	Ja
Titel	Dr.	Nein
Straße	Musterstraße 12a	Ja
Ort	Musterstadt	Nein
PLZ	12345	Nein
Land	DE	Nein (Wenn nicht angegeben, wird "DE" verwendet)	Zweistelliger Ländercode, z.B. "DE" für Deutschland oder "AT" für Österreich
Bundesland	Bayern	Nein
E-Mail	max.muster@example.com	Nein
Telefon	01234 - 56789	Nein
Mobil	0155 - 123456	Nein
Homepage	http://www.max-muster.com	Nein
Sepa	Ja	Nein	Ja oder Nein
Ersteinzug	Ja	Nein (außer Sepa ist "Ja")	Ja oder Nein
IBAN	DE02 1203 0000 0000 2020 51	Nein (außer Sepa ist "Ja")
Bank	Deutsche Kreditbank Berlin	Nein (außer Sepa ist "Ja")
Kontoinhaber	Max Mustermann	Nein (außer Sepa ist "Ja")
Mandat	MUSTERMANDAT0001	Nein (außer Sepa ist "Ja")
Mandat Datum	01.01.2010	Nein (außer Sepa ist "Ja")
Ersteinzug	Nein	Nein (außer Sepa ist "Ja")	Ja oder Nein
BIC	BYLADEM1001	Nein
Funktionen	Gruppenleiter, Kassier	Nein	Funktionsbezeichnung, wie in era Verein angelegt. Mehrere mit Komma getrennt angeben.
Abteilungen	Jugend, Vorstand	Nein	Abteilungsname, wie in era Verein angelegt. Mehrere mit Komma getrennt angeben.
Notizen	Zieht bald um.	Nein
Ausgetreten am	01.01.2010	Nein
Austrittsgrund	Kündigung	Nein (außer Ausgetreten am ist gesetzt)	Kündigung oder Verstorben

Schritt 3: Import durchführen

Klicken Sie in der Mitgliedertabelle auf den Button Import und wählen Sie Mitglieder importieren.
Es erscheint der Import-Assistent. Wählen Sie in der Klappbox "Microsoft Office Excel" aus und klicken Sie auf weiter.
Laden Sie Ihre Excel-Datei mit den Mitgliederdaten hoch. Klicken Sie dazu auf das kleine Wolken-Icon in der Mitte des Assistenten und wählen Sie die Datei auf Ihrer Festplatte aus.
Der Assistent schaltet, nachdem die Datei hochgeladen wurde, automatisch weiter und zeigt Ihnen noch ein paar Hinweise zum Import an. Klicken Sie auf "Datei prüfen".
era Verein prüft daraufhin alle Mitglieder in Ihrer Datei und zeigt Ihnen gegebenenfalls die Zeilen mit Problemen oder Fehlern an. Sollten Sie Korrekturen an Ihrer Excel-Datei vornehmen, müssen Sie diese danach nochmal neu hochladen. Verwenden Sie dazu den Button "Überarbeitete Datei hochladen".
Wenn Ihre Datei fehlerfrei ist, klicken Sie auf Mitglieder importieren um den Import durchzuführen.

Einen Import rückgängig machen

Sollten Sie eine Import rückgängig machen müssen, können Sie dazu den Menüpunkt im Import Menü verwenden.

Es erscheint eine Liste aller durchgeführten Importe. Über das runde Pfeilsymbol machen Sie den Import anschließend Rückgängig.

Wichtig: Dabei werden alle Mitglieder des gewählten Imports unwiderruflich gelöscht. Auch wenn Sie bereits manuell in der Mitgliedertabelle bearbeitet wurden.

Häufige Fragen

Müssen Spalten, welche oben nicht aufgelistet wurden, vor dem Import entfernt werden?
Nein, unbekannte Spalten werden beim Import einfach ignoriert.

Woher weiß era Verein welche Mitglieder zu einer Familie gehören?
Die Spalte Familie legt fest welche Mitglieder zusammen in eine Familie gehören. Alle Mitglieder mit dem gleichen Namen in der Spalte Familie werden automatisch zu einer Familie zusammen gefasst. Sollte eine Familie mit dem Namen bereits in Ihrer Mitgliedertabelle (in era Verein) existieren, wird diese erweitert. Der Import-Assistent listet vor dem Import alle Familien auf, die erweitert werden.

Ich habe nach dem Import einen Fehler entdeckt. Was kann ich tun?
Sie können dem Import komplett Rückgängig machen, oder die betroffenen Mitglieder einfach manuell in der Mitgliedertabelle bearbeiten.