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Vorlagen für Abschlussberichte gestalten

Diese Dokumentation wird zur Zeit ausgebaut und ist noch nicht vollständig.

Hier können Sie jederzeit die Standardvorlage herunterladen:

demo-jahresabschluss.docx

Inhalt


Erste Schritte

Um Abschlussberichte für die Kontenübersicht zu gestalten werden einfache Word-Dokumente verwendet. Im Text des Dokuments können verschiedenste Platzhalter eingefügt werden. Diese ersetzt era Verein mit den Daten aus Ihrer Vereinsverwaltung.

Einfache Datenfelder verwenden

Bei den Datenfeldern handelt es sich um einfachen Text und nicht um Word-Eigene Felder wie man Sie aus Serienbriefen kennt. D.h. Sie tippen einfach das Datenfeld als Text in das Dokument und era Verein ersetzt ihn.

Beispiel
Abschlussbericht generiert am {datum} von {vorname} {nachname}

ergibt im fertigen Bericht:

Abschlussbericht generiert am 10.04.2017 von Peter Kaske

Datenfelder müssen immer in eine { und } eingefasst werden. Nur so kann era Verein erkennen das es ich um einen Platzhalter handelt der ersetzt werden soll.

Listen ausgeben

Manche Datenfelder sind kein einfacher Text sondern Listen, so z.B. {konten}. Um Listen auszugeben werden sog. Schleifen verwendet.

Angenommen Sie haben in era Verein zwei Konten mit den Bezeichnungen Girokonto und Getränkekasse angelegt. Eine Schleife mit der Liste {konten} wird dann so aufgebaut:

Hier folgt eine Liste aller Konten:
{#konten}Name: {bezeichnung}
{/konten}

Im fertigen Bericht steht dann:

Hier folgt eine Liste aller Konten:
Name: Girokonto
Name: Getränkekasse

Das System hat alles was zwischen {#konten} und {/konten} steht für jedes vorhandene Konto wiederholt, Platzhalter ausgetauscht und ausgegeben.

Wichtig: Jede Kontobezeichnung steht im Beispiel in seiner eigenen Zeile weil nach {bezeichnung} ein Zeilenumbruch eingetippt wurde. Dieser wurde in jedem Durchlauf der Schleife wiederholt.

Je nachdem welche Liste durchlaufen wird, stehen Ihnen besondere Datenfelder passend zur aktuellen Liste zur Verfügung. Verwenden Sie z.B. {konten} dann können Sie alle Datenfelder für Konten innerhalb der Schleife verwenden (siehe diese Tabelle).

Es ist ebenfalls möglich Listen in Listen zu durchlaufen. So haben Sie in einer Schleife für {konten} Zugriff auf die Liste {eintraege}, welche sämtliche Buchungen für das aktuell durchlaufe Konto enthält.

Beispiel:

{#konten}Name: {bezeichnung}
Buchungen:
{#eintraege}{verwendungszweck}, {art}, {betrag} €
{/eintraege}
{/konten}

Ergebnis:

Name: Girokonto
Buchungen:
Rechnung 27743, Ausgang, -22,40 €
Rechnung 883773, Ausgang, -57,00 €

Name: Getränkekasse
Buchungen:
Getränke gekauft, Ausgang, -209,50 €

Um Ihre Daten schöner in Word darzustellen empfiehlt es sich eine Schleife in eine Word-Tabelle zu fassen.


Datenfelder

Folgende Felder können Sie in Word-Vorlagen einfügen. era Verein ersetzt diese dann automatisch mit den korrekten Daten.


Bericht | Datenfelder

Folgende allgemeinen Felder werden für den Bericht zur Verfügung gestellt.

Name Erklärung Ausgabebeispiel
{datum} Aktuelles heutiges Datum 09.04.2017
{von} Start-Datum des Berichtzeitraums 01.01.2016
{bis} End-Datum des Berichtzeitraums 31.12.2016

Benutzer | Datenfelder

Folgende Datenfelder können verwendet um die Daten der Person welche den Bericht generiert, einzusetzen.

Name Erklärung Ausgabebeispiel
{vollername} Vor- und Nachname Max Muster
{vorname} Vorname Max
{nachname} Nachname Muster
{email} E-Mail des Benutzers max.muster@example.com
{geschlecht} Geschlecht des Benutzers male für männlich, female für weiblich

Verein | Datenfelder

Folgende Felder mit Informationen zu Ihrem Verein können in Vorlagen verwendet werden.

Name Erklärung Ausgabebeispiel
{verein.adresse} Vereinsadresse Musterstraße 1
{verein.bundesland} Bundesland Bayern
{verein.email} E-Mail-Adresse Ihres Vereins info@example-verein.de
{verein.fax} Faxnummer Ihres Vereins 0123456788
{verein.gläubiger-id} Gläubiger ID für SEPA Mandate DE98ZZZ09999999999
{verein.land} Land Deutschland
{verein.name} Vereinsname Ihre Verein e.V.
{verein.plz} Postleitzahl 84367
{verein.stadt} Stadt Musterstadt
{verein.steuernummer} Steuernummer Ihres Vereins 181/815/08155
{verein.telefon} Telefonnummer Ihres Vereins 0123456789
{verein.umsatzsteuerid} Umsatzsteuer ID Ihres Vereins DE999999999

Abschluss | Datenfelder

Typ: Datenfeld

Folgende Felder werden für den Abschluss an sich zur Verfügung gestellt.

Name Erklärung Ausgabebeispiel
{gesamtabschluss.date} Datum des Abschlusses 01.01.2017
{gesamtabschluss.startbetrag} Gesamter Geldbestand zu Beginn des Abschlusszeitraums 233,50
{gesamtabschluss.endbetrag} Gesamter Geldbestand am Ende des Abschlusszeitraums 477,50

Konten | Datenfelder

Typ: Liste

Alle Listen welche Konten enthalten stellen folgende Datenfelder für jedes Konto zur Verfügung:

Name Erklärung Ausgabebeispiel
{aktiv} true wenn das Konto aktiv geschalten ist, ansonsten falsch true oder false
{anfangsbestand} Kontostand bei Einrichtung des Kontos 223,90
{art} Art des Kontos. Externe Konten sind alle die durch Banken bereitgestellt werden. Interne Konten sind z.B. die Getränkekasse im Vereinsheim. external oder internal
{bank} Name der Bank Sparkasse München
{betrag} Aktueller Kontostand 1033,66
{bezeichnung} Bezeichnung des Kontos Girokonto
{bic} BIC des Kontos PBNKDEFF
{inhaber} Inhaber des Kontos Max Muster
{iban} IBAN des Kontos DE27100777770209299700
{eintraege} Enthält eine Liste aller Buchungen Siehe nächste Tabelle
{eintraege_zgf} Enthält eine Liste aller Buchungen zusammengefasst nach Verwendungszwecken Siehe nächste Tabelle
{abschluss.datum} Das Abschlussdatum 01.01.2017
{abschluss.startbetrag} Kontostand zu Beginn des Abschlusszeitraum. Enthält kein Währungssymbol 123,44
{abschluss.endbetrag} Kontostand zu Ende des Abschlusszeitraum. Enthält kein Währungssymbol 299,10

Datenfelder für {eintraege} und {eintraege_zgf}

Typ: Liste

Wenn Sie eine Schleife für {konten} durchlaufen können Sie eine "Unterschleife" mit {eintraege} und {eintraege_zgf} einbauen, welche dann folgende Datenfelder zur Verfügung stellt.

Name Erklärung Ausgabebeispiel
{art} Art der Buchung Eingang, Ausgang oder Transfer
{datum} Datum der Buchung (Diese Feld ist in {eintraege_zgf} leer) 15.02.2017
{verwendungszweck} Verwendungszweck der Buchung Rechnung XY bezahlt
{betrag} Geldbetrag der Buchung ohne Währungssymbol 12,55
{quelle} Name des Quell-Kontos bei Transfer-Buchungen Getränkekasse
{ziel} Name des Ziel-Kontos bei Transfer-Buchungen Girokonto
{notizen} Zur Buchung hinterlegte Notiz Wurde Bar hinterlegt
{belegnr} Belegnummer der Buchung 250525/467

Ausgewählte Konten: {konten}

Typ: Liste

Enthält alle Konten und deren Buchungen, die im Dialog für Abschlussberichte ausgewählt wurden.

Beispiel:

// Alle ausgewählten Konten durchlaufen und deren Bezeichnung ausgeben
{#konten}
  {bezeichnung}
{/konten}

Alle Konten (ignoriert Auswahl): {konten_alle}

Typ: Liste

Enthält alle Konten, unabhängig von Ihrer Auswahl. Diese Liste wird für die Gesamtübersicht verwendet, da hierfür alle Anfangs- und Endbestände aller Konten benötigt werden.

Beispiel:
Auswahl_024


Verwendungszweck | Datenfelder

Folgende Listen stellen Zusammenfassungen aller Verwendungszwecke dar. Sie werden verwendet um eine Gesamtübersicht über Einnahmen und Ausgaben nach Verwendungszweck auszugeben.

Name Erklärung Ausgabebeispiel
{bezeichnung} Text des Verwendungszwecks Getränkeverkauf
{betrag} Summe aller Buchungen mit dem aktuellen Verwendungszweck 500,00

Verwendungszwecke aller gewählten Konten summiert: {verw}

Typ: Liste

Diese Liste enthält alle Buchungen nach Verwendungszweck zusammengefasst. Sie dient dazu, eine Übersicht der Einnahmen und Ausgaben nach Verwendungszweck auszugeben. Sie enthält nur die Verwendungszwecke und Summen welche in den gewählten Konten aufgetreten sind.

Beispiel:
So wird in einer Word-Vorlage eine Tabelle zur Ausgabe aller Verwendungszwecke und deren Summen aufgebaut. Auswahl_027


Verwendungszwecke aller Konten summiert: {verw_alle}

Typ: Liste

Diese Liste enthält alle Buchungen nach Verwendungszweck zusammengefasst. Sie dient dazu, eine Übersicht der Einnahmen und Ausgaben nach Verwendungszweck auszugeben. Diese Liste enthält immer alle Verwendungszwecke und Summen aller Konten, unabhängig was von Ihnen beim Export gewählt wurde.

Sehen Sie sich das Beispiel zu {verw} an um einen zu sehen wie Sie eine Tabelle ausgeben. Tauschen Sie im Beispiel lediglich {verw} durch {verw_alle} aus.


Problemlösungen

Hier finden Sie Hilfestellung zu üblichen Problemen beim erstellen von Word-Vorlagen.

parser error: The scope parser for the tag [...] failed to compile

Die Schreibweise des Filters ist inkorrekt. Häufigstes Problem ist die Verwendung falscher Anführungszeichen für Zeichenketten. Microsoft Word und Open Office verwenden typografische Anführungszeichen. Der Platzhalter funktioniert aber nur mit einfachen.

Beispiel:

Falsch:
Auswahl_025

Erzeugt Fehlermeldung:

parser error: The scope parser for the tag konten | join:“bezeichnung“ failed to compile

Tauschen sie und gegen ' aus damit der Platzhalter vom System verstanden werden kann.
(Kopieren Sie am besten einfach das einfache Anführungszeichen und fügen Sie es in Ihr Dokument ein)

Richtig:
Auswahl_026